「在家办公」无聊又寂寞?你该试试这 16 个远程协作神器

业界
2020
02/01
23:03
爱范儿
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来源:爱范儿  

昨天,国务院正式宣布将春节假期延长至 2 月 2 日,但出于安全考虑,部分公司也许会选择短期内安排员工在家办公。

爱范儿编辑部在广州和北京均设有办公室,线上协作一直都是日常工作的一部分。今天,我们将分享编辑部日常远程协作的工作流以及相关工具,希望可帮助大家找到一个高效的远程协作方式。

团队沟通 

企业微信

企业微信是微信旗下的企业通讯协作应用,是我们工作的主力沟通工具,应用场景主要有三个:日常沟通、电话会议和 OA。

在日常沟通场景下,企业微信优势主要有两个:一方面是可让发出方知道目标接收方是否收到信息,另一方面则是可减少上班用微信的干扰。

利用「已读」确定已知会目标受众

在用企业微信之前,HR 或主编在微信工作群发个通知,总难免迎来刷屏的「已读」回复。如果在企业微信发通知,每条信息都会显示其阅读情况,发出者可清晰看到群中的哪些人已读 / 未读该信息,进而确定消息是否传达到位。

另一个场景是,我们的文章在推送前会先在群中进行预览确认,「已读」功能可帮助我们确定群里此刻的冷清,到底是因为主编没看到信息呢,还是他们看到了在思考是否要调整。如果在紧急的情况下遇上前者,那消息发出者就可以直接给主编打电话联系(在企业微信上可查看所有同事的电话号码)。

在企业微信聊工事,减少干扰

大家基本有个共识,在企业微信就是聊工事,所以沟通起来更直接和言简意赅。

虽然无法在工作时间内完全不看微信,但在赶重要工作时,我们还是可短时间关闭微信,只留着企业微信,在尽可能减少外界干预的情况下不错失重要工作消息。

内置电话会议功能

爱范儿编辑部的一天是从晨会开始的。

每个工作日早上,主编都会直接用企业微信群里的「语音通话」功能,连线广州和北京办公室的同事们,完成一天选题的讨论工作。我们一般会先在群里发出自己当天的选题安排以及相关资料,并在电话会议中对选题逐一展开讨论。

繁复的审批工作走 OA

企业能在企业微信的「审批」功能中按需设计不同审批模块,设置审批人、知会人、所需提交的信息和资料等。这样一来,异地办公和临时出差都不会影响申请 / 批准各类请假和物资申请等任务。

除了以上功能,企业微信还提供企业云盘、文档协作和日程提醒等功能。

其它类似应用:钉钉

阿里巴巴旗下的钉钉同样可满足日常工作沟通需求,也搭载了丰富的协作模块。相比之下,企业微信以个人微信作为登陆账号,可免除另外注册,进入门槛更低,而钉钉支持的第三方扩展应用则更多,大家可按需选择。

针对会议的产品:腾讯会议

对于只需要在这个特殊时期使用在线会议功能的读者,我们建议可使用腾讯会议。

新用户只需绑定手机号就能开始使用,操作界面简洁明了。在首页,一共就只有三个按钮:加入会议、快速会议、预定会议。

「快速会议」就是马上发起会议,可直接通过企业微信、微信、QQ 等方式发出邀请,接收方一点击即可加入会议。「预定会议」就如其名,是预约会议,分享和加入方式不变。

「加入会议」则是与会者快速加入的入口,只需输入会议号即可直接加入会议。

鉴于今年春节的特殊情况,腾讯会议前天宣布将对所有用户免费开放最多同时 300 人在线会议的服务,一直延续到疫情结束。

任务管理 

Google Docs

虽然大家每天看的推送文章都是编辑写的内容,但那些确保每天内容充足,推送准时的却是运营的同事。他们在编辑部里承担日常任务管理的责任。

Google Docs 是 Google 旗下的免费在线文档。简单来说,它有点像将 Office 三件套搬到了线上,提供多人协作实时编辑功能,还提供了文件内「聊天室」功能。只需简单一个链接,就分享给同事,并设置不同的编辑权限。

▲ 每周选题会前,运营都会发出选题表链接提醒大家填写选题

我们选择 Google Docs 除了因为其编辑功能强大,还在于它和我们的企业邮箱(Gmail)相关联。即便获得分享链接,也只有公司邮箱登陆用户才能打开查看。

我们主要用 Google Docs 中的表格(就类似 Excel 那样的文件)来管理长期的选题和排期。在「大内容排期表」下包含了多个不同的工作表,像「选题会登记表」和各个公众号的排期表,需要编辑和运营共同更新维护,记录内容时间跨度长,整个部门都可见。

其它类似应用:WPS

WPS 提供在线协作文档编辑功能,同样合适沉淀时间跨度长的精细内容,更重要是不用搭梯子。软件的部分付费企业版提供了企业组织架构功能,即可限制只有企业员工才能查看 / 编辑协作文档。

Trello

除了编辑部的作者,爱范儿还有一批长期合作,遍布各地的的外部「天才作家」,而 Trello 是我们用来和他们协作管理项目的工具。

Trello 看起来就像是一块「白板」,你可以将项目按流程划分为多个阶段(以列表形式呈现),而且还能像移动白板上的便签纸一样方便地将任务从一个阶段拖到另一个阶段。

以我们为例,「天才作家」的管理板里就包括了「提交新选题」「已通过选题」「正在写选题」等列表,追踪工作中的每个节点。

想提交一个新选题,作家可在「提交选题」里添加一张新卡片,撰写思路,附上相关超链接、图片、文件,添加协作成员,设置项目截止日期等。与此同时,管理编辑也能在卡片中的留言功能和作者讨论内容。

和年度排期内容文档相比,Trello 这种管理工具更像是一个功能丰富的 To-do 应用,更适合用来督促零散任务的达成。

其它类似应用:Teambition

Teambition 是一款类似于 Trello 的国内产品,同样采用直观的「看板」任务管理界面。相比之下,Teambition 有个优势是接入了钉钉的服务(被阿里收购后去掉了和企业微信连接)。用户可将钉钉里的企业结构和 Teambition 衔接起来,在企业通讯软件中可一并管理任务。

除此以外,Teambition 还内嵌日历功能,用户可选择在日历中查看自己每日工作安排分布,同时也可关注同事,掌握合作团队中整体时间安排。

在线协作 

石墨文档

爱范儿的员工众所周知,公司后台编辑器的稳定性可以说是薛定谔亲传,虽然通常都安分守己能够好好完成编辑和发布文章,可一旦碰上崩溃再打开看到一片空白时就欲哭无泪了,某刘姓主编就曾数次中招,所以一个趁手的编辑器就像士兵有枪在手一样重要。

在不同的文本编辑器中也分为本地和在线两种,其中本地编辑器大多用于独自写稿,而在线编辑器由于一般具备多人协作功能更适合用于多人合写。

石墨文档是目前我们在工作中使用频率最高的多人在线协作工具。比如前段时间爱范儿关于 2010 年代几篇稿子中的主要内容就是分工协作在石墨上完成的。

石墨作为一款多人协作软件,出生时就带有不少小众软件小而美的特点,这一点在爱范儿是一个比较讨好的加分项,当然审美这个加分项也得首先在满足功能需求的基础之上。

石墨的注册路径非常灵活,除了支持邮箱登录之外,还支持微信和钉钉等多种账号注册,基本上涵盖了中小型企业最常用的注册路径。

从实际协同写作的角度来说,石墨无疑是好用的,如果你是爱范儿老读者的话或许可以发现其实许多大型发布会,像 Google I/O 或者苹果秋季发布会等虽然前台的作者账号只有一个人,但实际上大多都是合写完成。

多人共享编辑和实时保存这些基本功能就不再细讲了,石墨的优势在我看来是无门槛的公开分享编辑和非常鲜明的多人修订痕迹,另外较为完善的移动客户端也是加分项。

前者会让多人协作更加轻松,因为你可以看到每一段每一句都来自于谁,在最后统稿之前每一次小修改都显得井然有序,同时只要一个简单的公开链接就能让非注册用户也能无门槛加入其中。此外石墨排版的精致明晰,整体使用起来有种赏心悦目的感觉。

当然发展了数年的石墨在今天也离尽善尽美有相当的距离。首先服务器和页面的稳定性就不如大公司的产品,偶尔的崩溃碰见了就要认倒霉。此外对于流行的 Markdown 语法支持也比较有限。

其他类似应用:腾讯文档、有道云笔记

腾讯文档是一款腾讯开发,支持多人在线协作办公软件,在定位上和石墨文档差不多,比 WPS 和 Office 套件相对更轻量。

比起石墨文档来说,腾讯文档最大的优势就是「不用注册」,因为用 QQ 号或者微信号就可以直接登录,而这两个账号已经是国民级的体量,要知道注册过程其实是软件使用的第一道大门槛。

腾讯文档在使用体验方面大体和石墨近似,但是背靠腾讯的体量,还支持小程序形式使用,非常适合 QQ 和微信用户在移动端进行分享协作。

在石墨文档和腾讯文档外,有道云笔记也同样具备云协作的功能,除了支持网易邮箱登陆之外,也支持 QQ、微信、微博和钉钉等账号登录。

文件传输 

百度网盘

在日常工作中,出差跑会是我们工作的一部分,在参加发布会或是其它大型活动的时候,经常碰到需要从前方回传视频素材等内容到后方进行剪辑的情况,用什么工具回传一直是一个比较头疼的问题。尽管目前有很多支持文件回传的小工具,但从稳定性和容易上手程度来说,还是选择了给百度网盘「氪金」。

百度网盘最大的特点就是开了 VIP 之后使用起来畅通无阻,但是免费情况下过狠的限速问题导致寸步难行。我们的方法是为团队公共账号开通 VIP。但这样还有一个问题就是每当更换设备的时候,比如在前方更换另一台手机录制视频时都要重新登陆 app,这时就需要及时向后方获取验证码。

因为很多人都在用这个账号,加上大多数素材回传时间比较吃紧,所以后方一般也不是从应用内直接下载,而是让前方通过分享链接的方式获取素材。

从速度、稳定性、功能性、上手度上来说,氪金后的百度网盘在大多数方面都做的不错,至少对于一个规模不大的企业来说,一个百度网盘 VIP 账号就足够了。

其它类似应用:Google Drive、文叔叔、奶牛快传

Google Drive

因为公司提供了稳定的网络环境,所以部分需要出国出差的活动比如 CES、MWC 或是 IFA 这种大型活动时也会使用 Google Drive 进行素材回传。

Google Drive 的优点是在国外使用速度很快,充钱只是获取更大的空间容量,但是在速度上没什么限制。当然这种情况一般就是使用个人 Google 账号上传分享了,毕竟在海外使用 Google 还是相当便利的。

文叔叔

「文叔叔」是 AppSo 之前介绍过的一款云存储产品,具备 20GB 的免费空间并且不限速的特点相当有诱惑力。「文叔叔」还能够在没有登录的状态下分享文件,这一点对于所有人来说都非常友好。

「文叔叔」另外一个有趣的功能点是支持将文件以链接的形势直接发送到邮箱或者通过短信发送到手机,省去了再次复制粘贴的麻烦,最大同时支持发送 10 个邮箱或者手机号码。点击链接就能下载文件,同样也不用登录。速度上看能够达到 30M/S,20GB 的空间对于非视频为主来说也足够使用了。

奶牛快传

「奶牛快传」属于在手机上非常好用的一个临时大文件传输服务,特点是用完即走,不需要下载 app,直接搜索小程序就能够使用。

在非登录状态下「奶牛快传」支持的传输文件不能大于 2GB,文件可以保存 72 小时。选择微信或支付宝登录后文件传输就没有大小限制了,文件可以保存 168 小时(7 天)。

速度方面「奶牛快传」不算非常快,但是对于手机使用来说也足够,实测显示上传 100MB 的文件大概在 1 分钟左右,下载速度基本在 5M/s 以上。掐指一算,下载个 100M 的视频也就是 10 来秒的事情。

素材管理

群晖 NAS 云盘

除了出差跑会的需求之外,内容团队还有大量的素材是可以复用的,比如大量的产品照除了会在评测体验中用到外,在之后的行业文章中也会复用,这个时候使用自有素材无疑是更好更安全的选择。

为了更方便的取用自有素材,搭建一个私有云 NAS 几乎是一个最佳的选择。但是使用 NAS 一个比较烦人的地方就是图片检索,毕竟作为搜索引擎,Google 仍然是这个星球的第一名,而存储在 NAS 中的图片就需要手动来添加一些标签以方便后期检索了。

爱范儿的 NAS 使用的是 Synology 群晖科技的产品,除了使用电脑之外也支持手机下载 Synology Moments 使用。并且图库支持智能分类,可以区分不同的人物、主题和位置等,虽说有的不太准。

其它类似应用:Eagle

在搭建 NAS 之前内容部门使用过一段时间 Eagle,这是一个图库应用,支持连接到 Google Drive、Dropbox、One Drive 和坚果云等云端存储服务。只要把云盘的资源库挂到这个图库上,Eagle 就会根据云盘的同步状况进行实时读取,这样的话,你在 A 电脑修完的图导入到资源库后,连接了 Eagle 的 B 电脑就可以直接使用。

大众小众不重要,多尝试才能找到趁手的工具

以上就是爱范儿内容团队日常工作使用频率最高的几款软件,当然这些软件也并非一成不变,比如之前进行电话会议的时候也使用过 Zoom,但随着一些变动最后被企业微信所替代,而像 NAS 图库等则是去年在日常工作过程中感到不便才新搭建的。

其实可以看到,我们使用的工具有大众也有小众的,有国产也有非国产的,重点是在个人使用与团队配合中逐渐找到最适合最趁手的工具,这样才是提高效率的关键。而我们也希望在今天介绍的这些工具中,在经过尝试之后能确实对你有所帮助。

这是假期远程协作专题策划的第一篇,接下来爱范儿的技术团队和产品团队也会进行持续分享。

THE END
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